Wer als Studierender oder Berufseinsteiger ein kleines Geschäft betreibt, kennt die Kleinunternehmerregelung meist als einfache Erleichterung. Wird die Umsatzgrenze überschritten, ändert sich jedoch schlagartig die Steuerpflicht. Dieser Ratgeber erklärt, wann die Regelbesteuerung greift, was sich an deinen Rechnungen ändert und welche Schritte du sofort erledigen solltest.
Kurz beantwortet: Die Befreiung nach § 19 Abs. 1 UStG gilt nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Zum Zeitpunkt der Steuerpflicht bei Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze nennt das Fachportal Lexware (Stand 25.08.2026), dass sie schon ab dem Umsatz einsetzt, mit dem die Grenze überschritten wird. Das ist die Angabe eines Fachportals und keine amtliche Auskunft, klär die Anwendung im Einzelfall mit dem Finanzamt. Stand: November 2026.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro wirkt auf das Folgejahr. Wer sie überschreitet, ist im nächsten Jahr regelbesteuert.
- Die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr wirkt nach der Darstellung von Lexware (Stand 25.08.2026) sofort, also ab dem Umsatz, der sie überschreitet.
- Ab dann weist du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus und führst sie an das Finanzamt ab.
- Du kannst ab dem Wechsel Vorsteuer aus Einkäufen geltend machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.
- Melde den Wechsel beim Finanzamt und beantrage eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls du noch keine hast.
Welche Grenzen gelten nach dem Gesetz?
Nach § 19 Absatz 1 des Umsatzsteuergesetzes ist ein Umsatz steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die beiden Grenzen sind getrennt zu prüfen. Sie gelten nebeneinander, und es reicht, dass eine von beiden verletzt ist, damit die Befreiung entfällt.
Der Gesamtumsatz bestimmt sich nach § 19 Abs. 2 UStG nach den vereinnahmten Entgelten. Wichtig ist deshalb, dass du deine Erlöse korrekt erfasst, denn nicht jede Zahlung auf dem Konto ist automatisch ein steuerpflichtiger Umsatz. Eine saubere Buchführung von Anfang an verhindert Überraschungen am Jahresende.
Wann genau wirkt die Regelbesteuerung?
| Situation | Folge | Grundlage |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz über 25.000 Euro | Regelbesteuerung im Folgejahr | § 19 Abs. 1 UStG |
| Laufender Umsatz über 100.000 Euro | Regelbesteuerung ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet | Fachportal Lexware (Stand 25.08.2026) |
| Beide Grenzen eingehalten | Befreiung bleibt bestehen | § 19 Abs. 1 UStG |
Bei der Vorjahresgrenze ist der Wechsel klar terminiert, denn er betrifft das Folgejahr. Bei der laufenden Grenze ist der Zeitpunkt dagegen der Umsatz selbst. Nach Angaben des Fachportals Lexware unterliegt bereits der erste Umsatz, mit dem die 100.000-Euro-Grenze überschritten wird, der Regelbesteuerung. Ein Monatswechsel ist dafür nicht erforderlich.
Ein Rechenbeispiel zum Wechsel
Annahme: Dein Shop erzielt im Jahr 2026 einen Nettoumsatz von 30.000 Euro. Dann gilt für 2027 die Regelbesteuerung, weil die Vorjahresgrenze überschritten ist. Annahme: Im Jahr 2027 erreichst du im September 85.000 Euro und im Oktober einen Umsatz von 20.000 Euro. Mit dem Oktober-Umsatz überschreitest du die 100.000-Euro-Grenze. Nach der Darstellung von Lexware gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung, und die Umsätze davor bleiben nach der Befreiung behandelt.
Diese Rechnung zeigt, dass du nicht bis zum Jahresende warten solltest. Behalte deinen laufenden Umsatz monatlich im Blick, damit du den Wechsel rechtzeitig vorbereitest.
Was ändert sich auf deinen Rechnungen?
Ab dem Wechsel darfst du auf Rechnungen keinen Kleinunternehmer-Hinweis mehr verwenden, sondern musst die Umsatzsteuer ausweisen, sofern die Rechnung steuerpflichtig ist. Das betrifft Angebote, Rechnungen an Geschäftskunden und die Kassenbelege deines Shops gleichermaßen. Prüfe deine Vorlagen, denn fehlerhafte Rechnungen führen zu Nachfragen beim Finanzamt.
Die Vorsteuer aus Einkäufen, etwa Verpackungsmaterial, Software oder Versanddienstleistungen, kannst du nach dem Wechsel grundsätzlich geltend machen. Dafür brauchst du ordnungsgemäße Eingangsrechnungen mit ausgewiesener Steuer. Sammle deshalb auch Belege aus der Zeit vor dem Wechsel sorgfältig.
Was passiert mit Rechnungen, die schon vor dem Wechsel ausgestellt wurden?
Rechnungen, die du vor dem Wechsel mit dem Kleinunternehmer-Hinweis ausgestellt hast, bleiben in ihrer damaligen Form gültig. Sie müssen nicht rückwirkend geändert werden, es sei denn, das Finanzamt verlangt eine Korrektur. Wichtig ist, dass alle Rechnungen ab dem Wechsel dem neuen Stand entsprechen.
Hast du Kunden mit einer Pauschale vereinbart, prüfe, ob der Preis den Umsatzsteueranteil enthält. Bei einem Festbetrag, der bisher ohne Steuer galt, kann der Wechsel dazu führen, dass du unbeabsichtigt weniger verdienst. Passe Angebote deshalb rechtzeitig an und informiere Kunden klar über die neuen Preise.
Sammle außerdem alle Ausgangs- und Eingangsbelege lückenlos. Sie sind die Grundlage für die Voranmeldung, die das Finanzamt nach deinem Wechsel einfordert, und sie helfen dir, Vorsteuer korrekt zu erfassen.
Welche Schritte sind jetzt nötig?
Der Wechsel beginnt mit einer Meldung beim Finanzamt. Lexware empfiehlt, die Steuerpflicht anzumelden und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Das Finanzamt legt danach den Rhythmus der Umsatzsteuer-Voranmeldungen fest, etwa monatlich oder vierteljährlich. Einen festen Termin für die Anmeldung nennt die Fachquelle nicht, deshalb solltest du das Finanzamt zeitnah kontaktieren.
Parallel prüfst du deine Preise. Wer die Umsatzsteuer künftig ausweist, muss mit Nettopreisen rechnen oder die Bruttopreise anpassen. Ein Preisvergleich vor dem Wechsel verhindert, dass Kunden überrascht werden.
Warum Umsätze und Erlöse nicht dasselbe sind
Der Begriff Umsatz im Sinne des Umsatzsteuergesetzes umfasst die Entgelte für deine Leistungen. Nicht jede Zahlung auf deinem Konto ist ein steuerpflichtiger Umsatz. Ein Darlehen von Verwandten, eine Erstattung oder eine Einlage aus privaten Mitteln gehören in der Regel nicht dazu. Trenne diese Posten sauber, damit deine Umsatzgrenze korrekt berechnet wird.
Umgekehrt gilt: Sammelst du Zahlungen über eine Plattform, kann der Auszahlungsbetrag niedriger sein als der Verkaufspreis, weil Gebühren abgezogen wurden. Maßgeblich ist für die Grenze der steuerliche Umsatz, nicht der Betrag, der auf dem Konto ankommt. Deshalb lohnt sich ein monatlicher Abgleich zwischen Plattformabrechnung und Buchhaltung.
Häufige Fragen
Kann ich nach der Überschreitung wieder Kleinunternehmer werden?
Ja, wenn du im Folgejahr die Grenzen wieder einhältst. Der Vorjahresumsatz entscheidet dann über die Befreiung. Ob ein Rückwechsel sinnvoll ist, hängt von deinem Geschäft ab und sollte mit dem Finanzamt oder einer Steuerberatung besprochen werden.
Muss ich Umsatzsteuer nachträglich zahlen, wenn ich die Grenze überschreite?
Das hängt davon ab, wann du den Wechsel meldest und welche Rechnungen du bisher ausgestellt hast. Wer zu Unrecht ohne Steuer abgerechnet hat, sollte das Finanzamt zeitnah informieren und den Sachverhalt klären. Eine Fachberatung hilft, die Folgen richtig einzuordnen.
Gilt die Grenze auch im Gründungsjahr?
Die Grenzen nach dem Gesetzeswortlaut gelten für jedes Kalenderjahr. Wie sich ein Gründungsjahr im Einzelfall auswirkt, solltest du bei der Gründungsberatung oder dem Finanzamt erfragen, weil die Anwendung von der konkreten Situation abhängt.
Muss ich nach dem Wechsel die Umsatzsteuer selbst berechnen?
Ja, die Steuer ist aus dem Nettobetrag zu berechnen und auf der Rechnung gesondert auszuweisen. Eine Buchhaltungssoftware kann dir die Berechnung abnehmen, die Verantwortung für richtige Rechnungen bleibt aber bei dir.
So gehst du jetzt vor
- Berechne deinen Umsatz des Vorjahres und deinen laufenden Umsatz, jeweils netto.
- Melde die Steuerpflicht beim Finanzamt und beantrage gegebenenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Passe Rechnungsvorlagen und Preise an, bevor die nächste steuerpflichtige Rechnung rausgeht.
- Richte eine monatliche Kontrolle deines Umsatzes ein, damit die Grenze nicht unbemerkt überschritten wird.
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Quellen: § 19 UStG, Wortlaut (Abruf 02.11.2026) | Lexware Office Hilfe-Center: Überschreitest du die Umsatzgrenze (Stand 25.08.2026) | § 19 UStG, Wortlaut als Spiegel auf lxgesetze.de
Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information und keine individuelle Beratung.
