Freelancer im Studium: Kleinunternehmer, Rechnung und Steuer

Freelancer im Studium arbeiten oft auf Honorarbasis für mehrere Auftraggeber. Für Steuern, Rechnungen und Krankenversicherung gelten dabei andere Regeln als für Angestellte. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Grenzen und zeigt, welche Entscheidungen früh anstehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Freiberufliche Tätigkeiten nach § 18 EStG sind keine Gewerbe. Hier ist in der Regel keine Gewerbeanmeldung nötig.
• Die Kleinunternehmerregelung gilt bei höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (Stand 2026).
• Als Kleinunternehmer weist du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und kannst in der Regel keine Vorsteuer abziehen.
• Hauptberuflich Selbständige sind nicht mehr über die studentische Krankenversicherung versichert (§ 5 Abs. 5 SGB V).
• Besteuert wird dein Gewinn, den du bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelst.

Bin ich Freelancer, Gewerbetreibender oder beides?

Im Steuerrecht zählt nicht das Wort Freelancer, sondern die Art der Tätigkeit. Wer Texte schreibt, Software entwickelt, übersetzt oder gestalterisch arbeitet, übt oft eine freiberufliche Tätigkeit aus (§ 18 EStG). Wer Dienstleistungen anbietet, die nicht zu den Freien Berufen gehören, betreibt in der Regel ein Gewerbe. Bei Grenzfällen lohnt sich die Abstimmung mit dem Finanzamt, bevor du Rechnungen schreibst.

Wann greift die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Befreiung von der Umsatzsteuer. Gemessen wird der Umsatz ohne Umsatzsteuer. Die Grenzen stehen in § 19 UStG und gelten für Umsätze in einem Kalenderjahr.

Annahme: Du hast 2025 netto 18.000 Euro mit Textaufträgen verdient und planst für 2026 mit 60.000 Euro. Du liegst im Vorjahr unter 25.000 Euro und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro, die Regelung greift also. Annahme: Im Frühjahr 2026 kommt ein großer Auftrag hinzu, und du erreichst 110.000 Euro. Dann überschreitest du die Grenze für das laufende Jahr und musst ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer berechnen. Welche genauen Folgen gelten, regelt ebenfalls § 19 UStG, und ein Steuerberater kann das für deinen Fall prüfen.

Was muss auf deiner Rechnung stehen?

Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen ausstellen. Die Pflichtangaben stehen in § 14 UStG. Dazu gehören in der Regel dein Name und deine Anschrift, der Name und die Anschrift deines Kunden, eine Steuernummer oder eine USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine Beschreibung der Leistung und das Entgelt. Als Kleinunternehmer ergänzt du einen Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird, und weist keine Umsatzsteuer gesondert aus.

Einen Überblick über Abzüge und Ausgaben für Freelancer findest du im Beitrag Freelancing als Student. Wenn du Rechnungen an Kunden im Ausland stellst, gelten zusätzlich Besonderheiten. Frage dazu bei deinem Finanzamt oder einem Steuerberater nach, bevor du die erste Rechnung schreibst.

Was ändert sich bei der Krankenversicherung?

Studierende sind über die studentische Krankenversicherung abgesichert, solange sie nicht hauptberuflich selbständig sind. Nach § 5 Abs. 5 SGB V besteht bei hauptberuflicher Selbständigkeit keine Versicherungspflicht als Student. Hauptberuflich wird vermutet, wenn du regelmäßig mehr als geringfügig Beschäftigte hast. Ob deine Tätigkeit hauptberuflich ist, prüft die Krankenkasse im Einzelfall anhand von Umfang und Einkommen. Die Abgrenzung ist wichtig, weil sie über deinen Versicherungsstatus entscheidet. Notiere dir deshalb Stunden, Aufträge und Einnahmen über das Jahr hinweg. Mit einer sauberen Übersicht kannst du bei Rückfragen belegen, wie groß der Umfang deiner Tätigkeit tatsächlich ist. Mehr dazu im Beitrag Selbstständig im Studium: Gewerbe, Steuern und Krankenversicherung.

Welche Ausgaben kannst du absetzen?

Betriebsausgaben mindern deinen Gewinn, wenn sie beruflich veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Typische Posten für Freelancer im Studium sind:

• Software und Abos, die du für deine Aufträge brauchst, etwa Design- oder Textprogramme.
• Fachliteratur, Weiterbildungen und Fortbildungen, die deinem Auftragsbereich dienen.
• Arbeitsmittel wie Computer, Monitor oder Zubehör. Teure Anschaffungen werden über mehrere Jahre abgeschrieben, geringwertige Wirtschaftsgüter gelten oft sofort.
• Fahrtkosten zu Kunden, Telefon- und Internetkosten anteilig für die betriebliche Nutzung.

Private Ausgaben gehören nicht dazu. Wenn du ein Gerät sowohl privat als auch für Aufträge nutzt, musst du den betrieblichen Anteil nachvollziehbar schätzen oder belegen. Bewahre Rechnungen und Kontoauszüge deshalb sorgfältig auf.

Wie wird dein Gewinn versteuert?

Als Freelancer ermittelst du den Gewinn in der Regel mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Du stellst die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüber. Der Gewinn wird zusammen mit deinen übrigen Einkünften besteuert. Bis zum Grundfreibetrag von 12.348 Euro im Jahr 2026 (§ 32a EStG) fällt keine Einkommensteuer an.

Annahme: Dein Gewinn 2026 liegt bei 9.000 Euro und du hast keine weiteren Einkünfte. Dann liegt er unter dem Grundfreibetrag, und nach diesem Wert fällt keine Einkommensteuer an. Bei höherem Gewinn oder zusätzlichen Einkünften ändert sich die Rechnung.

Muss ich mich beim Finanzamt melden?

Sobald du selbständig tätig wirst, verlangt das Finanzamt in der Regel einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dort gibst du an, welche Tätigkeit du ausübst und ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst. Den Fragebogen füllst du häufig über ELSTER aus. Auf dieser Grundlage vergibt das Finanzamt deine Steuernummer, mit der du deine Erklärungen einreichst. Ein Merkblatt der bayerischen Finanzverwaltung zur steuerlichen Erfassung neuer Selbständiger erläutert das Verfahren (Merkblatt zur steuerlichen Erfassung für Neugründer, Stand Oktober 2023).

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

In der Regel entfällt die Umsatzsteuer-Voranmeldung, weil du keine Umsatzsteuer ausweist. Ob im Einzelfall eine Pflicht besteht, klärt das Finanzamt mit dir im Rahmen der Erfassung.

Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?

Nein, in der Regel nicht. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann die Umsatzsteuer auf eigene Einkäufe grundsätzlich nicht geltend machen. Das ist ein Nachteil, wenn du viele teure Geräte kaufst, und ein Grund, die Entscheidung im Voraus zu prüfen.

Was passiert, wenn ich die Grenze überschreite?

Dann endet die Befreiung von der Umsatzsteuer, und du musst für die Zeit ab dem Überschreiten Umsatzsteuer ausweisen. Die Einzelheiten regelt § 19 UStG. Plane diesen Fall ein, damit du nicht überrascht wirst.

Muss ich Ausgaben einzeln nachweisen?

Ja, Betriebsausgaben musst du belegen können. Ein Beleg kann eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Quittung sein. Eine ordentliche Ablage erspart dir bei Nachfragen viel Zeit.

Kann ich Werkstudent und Freelancer gleichzeitig sein?

Ja. Für die Einkommensteuer werden die Einkünfte aus beiden Tätigkeiten zusammengerechnet. Für die Krankenversicherung ist vor allem der Umfang der selbständigen Tätigkeit entscheidend, weil er über die Frage der hauptberuflichen Selbständigkeit entscheidet.

So gehst du jetzt vor

1. Kläre, ob deine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist. Bei Unsicherheit frage das Finanzamt oder einen Steuerberater.
2. Erfasse jedes Jahr deine Umsätze netto, damit du die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro im Blick hast.
3. Stelle Rechnungen mit allen Pflichtangaben und dem passenden Hinweis aus.
4. Fülle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und führe eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

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Quellen: § 19 UStG (Abruf Oktober 2026), § 5 SGB V, § 18 EStG, § 4 EStG, Merkblatt zur steuerlichen Erfassung für Neugründer, Finanzamt Bayern (Stand Oktober 2023).

Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information und keine individuelle Beratung.