Ein Vermieter oder ein Arbeitgeber fragt nach deinem Personalausweis, und die Frage liegt nahe: Darf die Gegenseite eine Kopie anfertigen und behalten? Die Antwort ergibt sich aus dem Personalausweisgesetz und dem allgemeinen Datenschutzrecht. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln, nennt typische Situationen und zeigt, wie du sinnvoll reagierst.
Kurz beantwortet: Den Personalausweis darf nur der Inhaber selbst oder eine Person mit seiner Zustimmung ablichten. Nach § 20 des Personalausweisgesetzes muss die Kopie eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, und sie darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Ob ein Vermieter oder Arbeitgeber eine Kopie verlangen darf, richtet sich zusätzlich nach dem Datenschutzrecht. Stand: November 2026.
Das Wichtigste in Kürze
- Abfotografieren oder Kopieren des Ausweises braucht die Zustimmung des Inhabers.
- Die Kopie muss als Kopie erkennbar sein und darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Das allgemeine Datenschutzrecht gilt neben dem Personalausweisgesetz weiter.
- Frag nach dem Zweck, bevor du einer Kopie zustimmst.
- Eine Ablehnung kann im Einzelfall Folgen haben, deshalb lohnt sich eine Klärung vorab.
Was regelt § 20 des Personalausweisgesetzes?
Die Vorschrift regelt, wie der Ausweis als Identitätsnachweis verwendet werden darf und unter welchen Bedingungen er abgelichtet werden darf. Die Fassung, die auf der Seite des Bundesrechts konsolidiert abrufbar ist, gilt ab dem 23. Juli 2026. Sie beruht auf dem Gesetz vom 16. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 213). Die Änderung betrifft Luftfahrtunternehmen und berührt die Regeln zur Kopie nicht.
Für deine Frage ist vor allem der zweite Absatz maßgeblich. Nach der Fassung auf dieser Seite gilt Folgendes:
- Der Ausweis darf nur vom Inhaber oder mit dessen Zustimmung abgelichtet werden.
- Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein.
- Andere Personen dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.
- Werden durch Ablichtung personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet, ist dafür die Einwilligung des Inhabers nötig.
- Das allgemeine Datenschutzrecht bleibt unberührt.
Darf der Vermieter eine Kopie anfertigen?
Bei einer Wohnungsbewerbung wird der Ausweis oft verlangt. Die Vorschrift setzt aber voraus, dass du zustimmst. Ohne deine Zustimmung darf niemand den Ausweis ablichten. Mit Zustimmung bleibt die Frage, ob die Kopie für den Zweck erforderlich ist. Dafür gilt das allgemeine Datenschutzrecht, das neben dem Personalausweisgesetz bestehen bleibt.
Frag konkret nach, wozu die Kopie dient, wie lange sie aufbewahrt wird und wer Zugriff hat. Manchmal lässt sich der Zweck auch dadurch erfüllen, dass du den Ausweis vorlegst und die nötigen Angaben selbst notierst. Ob das im Einzelfall reicht, hängt von den Umständen ab, deshalb solltest du die Frage ausdrücklich stellen.
Und wie ist es beim Arbeitgeber?
Auch im Job wird der Ausweis zu Beginn oft geprüft. Die Kopie für die Personalakte ist eine andere Frage als das bloße Vorzeigen. Entscheidend ist, ob der Zweck die Speicherung erfordert und ob du zugestimmt hast. Frag nach der Rechtsgrundlage, bevor du ein Formular unterschreibst, das eine Kopie vorsieht.
Bei Unklarheiten kann die Personalabteilung Auskunft geben. In größeren Unternehmen gibt es außerdem häufig eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten, an den du dich wenden kannst. Eine Nachfrage schadet in der Regel nicht und zeigt, dass du deine Rechte kennst.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Stell dir vor, du bewirbst dich um eine Wohnung, und der Vermieter bittet dich, Ausweis und Gehaltsnachweis als Fotos zu schicken. Bevor du das tust, frag dich, ob der Zweck eine Kopie erfordert oder ob eine Vorlage im Termin reicht. Wenn du Fotos verschickst, wähle einen Weg, der die Dateien schützt, und lösche sie, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Der Zweck bestimmt, wie viel du preisgibst, und nicht die Frage, ob es praktisch wäre.
Checkliste: So reagierst du richtig
| Situation | Was du tun kannst |
|---|---|
| Eine Kopie wird verlangt | Frag nach dem Zweck, der Aufbewahrungsdauer und dem Empfängerkreis |
| Der Ausweis wird ohne Nachfrage abfotografiert | Widersprich schriftlich und verlange Auskunft über die Verarbeitung |
| Die Kopie soll an Dritte gehen | Prüfe die Weitergabe, denn Dritte dürfen die Kopie nach der Vorschrift nicht weitergeben |
| Der Zweck bleibt unklar | Stimme erst zu, wenn der Zweck nachvollziehbar ist |
Beachte auch den Unterschied zwischen Vorzeigen und Abfotografieren. Beim Vorzeigen entsteht keine Kopie, und du behältst die volle Kontrolle über deine Daten. Beim Abfotografieren entsteht dagegen ein Datenbestand, der weiterwirkt, auch wenn aus der Wohnung oder der Stelle am Ende nichts wird. Deshalb gehört die Frage der Aufbewahrung immer zur Entscheidung dazu. Eine Kopie, die niemand mehr braucht, solltest du löschen, sobald der Zweck erledigt ist.
Häufige Fragen
Darf ich eine Kopie meines eigenen Ausweises anfertigen?
Ja, der Inhaber darf den Ausweis selbst ablichten. Die Kopie muss aber eindeutig als Kopie erkennbar sein und sollte nicht ungeschützt herumliegen. Bewahre sie so auf, wie du andere sensible Dokumente aufbewahrst, und lösche sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.
Darf ich meine Ausweisnummer nennen?
Die Seriennummer ist besonders geschützt. Nach dem dritten Absatz dürfen nichtöffentliche Stellen Seriennummern nicht so verwenden, dass ein automatisierter Datenabruf oder eine Verknüpfung von Dateien möglich wird. Nenne sie deshalb nur dann, wenn ein konkreter Zweck das klar verlangt.
Gilt das auch bei Behörden?
Für öffentliche Stellen gelten eigene Regeln. Sie dürfen Chipdaten zur Identitätsprüfung nur unter gesetzlicher Grundlage und mit Zustimmung auslesen. Ob eine Kopie zulässig ist, hängt dort vom jeweiligen Verfahren ab. Im Zweifel fragst du bei der zuständigen Stelle nach der Rechtsgrundlage.
Was kann ich tun, wenn meine Kopie missbraucht wurde?
Dokumentiere, wer die Kopie erhalten hat und wie sie verwendet wurde. Verlange Auskunft und, wenn der Zweck entfallen ist, die Löschung. Wie das Recht auf Löschung funktioniert, erklärt Recht auf Löschung: So lässt du Daten bei Online-Diensten entfernen.
Muss ich dem Vermieter den Ausweis überhaupt zeigen?
Der Ausweis dient als Identitätsnachweis. Ob und in welchem Umfang eine Prüfung verlangt wird, richtet sich nach dem konkreten Vorgang. Du musst nicht jede Zusatzforderung akzeptieren, nur weil sie gestellt wird. Hole im Zweifel eine Auskunft ein, bevor du etwas unterschreibst.
Was ist mit Kopien per E-Mail oder Messenger?
Eine Kopie, die du per E-Mail oder Messenger verschickst, verlässt deinen Einflussbereich. Frag deshalb, ob es einen geschützten Übertragungsweg gibt. Bei Dokumenten mit vielen Angaben ist das besonders wichtig, weil die Daten auf einem einzigen Foto vollständig sichtbar sein können.
Darf ich eine Kopie verweigern, wenn ich mich nur bewerbe?
Eine Bewerbung begründet noch keinen Vertrag, und du musst nicht sofort alle Unterlagen schicken. Du kannst zuerst nach dem Zweck fragen und erst dann entscheiden. Wer eine Kopie verlangt, sollte den Grund nennen können. Bleibt dieser unklar, ist eine Zurückhaltung nachvollziehbar.
So gehst du jetzt vor
- Frag nach dem Zweck der Kopie und nach der Aufbewahrungsdauer.
- Erteile die Zustimmung nur, wenn der Zweck für dich nachvollziehbar ist.
- Verlang Auskunft darüber, wer Zugriff erhält und wo die Kopie gespeichert wird.
- Lass dir die Löschung schriftlich bestätigen, sobald der Zweck entfällt.
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Quellen: Bundesrecht konsolidiert (buzer.de): Personalausweisgesetz, § 20, Fassung ab 23.07.2026.
Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information und keine individuelle Beratung.
