Wer krank wird, muss zwei Stellen informieren: Den Arbeitgeber und die Krankenkasse. Welche Fristen gelten, hängt davon ab, was du meldest und wann eine ärztliche Bescheinigung fällig wird. Die Regeln für den Arbeitgeber stehen im Entgeltfortzahlungsgesetz, die Meldung an die Krankenkasse läuft seit 2022 größtenteils elektronisch. Diese Checkliste fasst zusammen, was du wann tun musst, und unterscheidet klar zwischen den beiden Wegen.
Kurz beantwortet: Dem Arbeitgeber musst du eine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzeigen, mit der voraussichtlichen Dauer. Dauert sie länger als drei Kalendertage, ist die ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag fällig. Seit 2022 werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen gemeldet. Stand: November 2026.
Das Wichtigste in Kürze
- Dem Arbeitgeber meldest du jede Arbeitsunfähigkeit unverzüglich und nennst die voraussichtliche Dauer.
- Bei mehr als drei Kalendertagen liegt die ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vor.
- Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung früher verlangen.
- Seit 2022 werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen übermittelt.
- Ob du daneben etwas an die Krankenkasse schicken musst, klärst du am besten direkt bei ihr.
Frist 1: Die Meldung an den Arbeitgeber
Nach § 5 Abs. 1 des Entgeltfortzahlungsgesetzes musst du dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Unverzüglich bedeutet ohne schuldhaftes Zögern. Am ersten Krankheitstag ist das der sicherste Weg, sobald du weißt, dass du nicht arbeiten kannst. Das Gesetz nennt keine feste Stundenzahl, deshalb gilt: Je früher, desto besser.
Die Meldung muss nicht schriftlich erfolgen, und sie ersetzt nicht die spätere Bescheinigung. Wichtig ist, dass dein Arbeitgeber sicher weiß, dass du ausfällst und mit welcher ungefähren Dauer er rechnen muss. Manche Betriebe haben dafür einen festen Weg, etwa eine Telefonnummer oder ein internes Formular. Den solltest du kennen, bevor du ihn brauchst.
Frist 2: Die ärztliche Bescheinigung
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss die ärztliche Bescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen. Der Arbeitgeber darf die Vorlage nach dem Gesetz auch früher verlangen. Ob dein Betrieb davon Gebrauch macht, steht in den betrieblichen Regeln, im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.
| Pflicht | Wann | Wem gegenüber |
|---|---|---|
| Anzeige der Arbeitsunfähigkeit | Unverzüglich, mit voraussichtlicher Dauer | Arbeitgeber |
| Ärztliche Bescheinigung | Bei mehr als drei Kalendertagen, spätestens am darauffolgenden Arbeitstag | Arbeitgeber |
| Vorlage früher verlangt | Zu dem vom Arbeitgeber genannten Zeitpunkt | Arbeitgeber darf verlangen |
| Elektronische Übermittlung | Seit 2022 üblich | Krankenkasse |
Frist 3: Die Krankenkasse
Für die Krankenkasse gilt seit 2022 das elektronische Verfahren für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Die Bescheinigung gelangt also in der Regel elektronisch dorthin, ohne dass du einen Papierschein einreichen musst. Ob du zusätzlich etwas tun musst, hängt von den Regeln deiner Kasse und dem Einzelfall ab. Eine kurze Nachfrage bei der Krankenkasse bringt dafür Klarheit.
Wer Krankengeld bezieht, sollte Termine und Meldungen der Kasse besonders genau im Blick behalten. Der Ratgeber Krankengeld für Studierende erklärt, wann ein solcher Anspruch überhaupt in Frage kommt. Wer die Krankenkasse wechseln möchte, findet die Fristen im Beitrag Krankenkasse wechseln als Student.
Rechenbeispiel: Wann wird der Nachweis fällig?
Annahme: Du bist vier Kalendertage krank. Die Arbeitsunfähigkeit dauert damit länger als drei Kalendertage, und die ärztliche Bescheinigung muss spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorliegen. Annahme: Du bist nur zwei Kalendertage krank. Dann greift die Nachweispflicht nach dem Gesetz nicht, du musst aber trotzdem sofort die Anzeige machen, und der Arbeitgeber kann einen früheren Nachweis verlangen.
| Fall | Anzeige | Bescheinigung |
|---|---|---|
| Zwei Tage krank | Sofort, unverzüglich | Nicht vorgeschrieben, außer der Arbeitgeber verlangt sie |
| Vier Tage krank | Sofort, unverzüglich | Spätestens am darauffolgenden Arbeitstag |
| Krank ab Montag, Arbeitgeber verlangt Nachweis ab Tag 1 | Sofort, unverzüglich | Zum vom Arbeitgeber genannten Zeitpunkt |
Warum die Fristen im Alltag zählen
Fristen wirken auf dem Papier nebensächlich, im Alltag entscheiden sie aber über Ärger. Wer am Montag kurzfristig ausfällt und erst am Donnerstag meldet, bringt den Betrieb in Schwierigkeiten und setzt sich unnötigen Rückfragen aus. Eine kurze Nachricht am ersten Tag verhindert das meist vollständig.
Hilfreich ist außerdem, den Arbeitsvertrag und die betrieblichen Regeln einmal in Ruhe zu lesen, bevor der erste Krankheitstag kommt. Dort steht oft, an wen sich die Meldung richtet und ob ein früherer Nachweis gewünscht ist. Wer diese Angaben kennt, muss im Ernstfall nicht lange überlegen.
Checkliste für den Ernstfall
Lege dir die Kontaktdaten von Vorgesetzter oder Personalabteilung, die Rufnummer des Betriebs und die Versichertennummer deiner Krankenkasse an einer Stelle ab. Im Ernstfall reicht dann ein Blick, und du musst nichts suchen. Notiere außerdem, wann du dich gemeldet hast, falls später Fragen auftauchen.
Wer die Regeln einmal verinnerlicht hat, spart sich im Ernstfall viel Zeit und Unsicherheit. Die Checkliste oben dient als Gedankenstütze, der Gesetzestext als verbindliche Grundlage.
Häufige Fragen
Reicht eine Nachricht per Messenger an den Arbeitgeber?
Das Gesetz verlangt eine Mitteilung ohne feste Form. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer erfährt. Ob ein Messenger im Betrieb als Meldeweg gilt, steht in den internen Regeln. Im Zweifel ist ein Anruf oder eine Nachricht an die vereinbarte Stelle sicherer.
Muss ich am ersten Tag zum Arzt?
Nach der geltenden Regel nicht, solange die Arbeitsunfähigkeit nicht länger als drei Kalendertage dauert. Du musst den Arbeitgeber aber unverzüglich informieren. Der Arbeitgeber kann einen früheren Nachweis verlangen, dann richtet sich der Zeitpunkt nach seiner Vorgabe.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Das Gesetz verlangt Unverzüglichkeit und eine Bescheinigung am nächsten Arbeitstag nach der Dreitagesfrist. Eine verspätete Meldung kann Rückfragen auslösen und im Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Wer die Frist nicht einhalten kann, meldet sich so früh wie möglich und erklärt den Grund.
Muss ich der Krankenkasse selbst etwas schicken?
Seit 2022 werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch übermittelt. Ob du daneben weitere Unterlagen einreichen musst, klärst du bei deiner Kasse. Wichtig ist, dass du im Bezug von Krankengeld die Termine der Kasse einhältst.
Gilt das auch bei einer Erkrankung im Ausland?
Dafür gelten besondere Regeln, die nicht Teil dieser Checkliste sind. Melde dich in diesem Fall sofort beim Arbeitgeber und kläre die Nachweispflicht mit der Krankenkasse, bevor du die Bescheinigung einreichst.
So gehst du jetzt vor
- Melde dich am ersten Krankheitstag beim Arbeitgeber und nenne die voraussichtliche Dauer.
- Notiere Datum, Uhrzeit und den Namen der Person, mit der du gesprochen hast.
- Lass dir bei einer Dauer von mehr als drei Kalendertagen eine Bescheinigung ausstellen und gib sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ab.
- Frag beim Arbeitgeber nach, ob er die Bescheinigung schon früher verlangt.
- Kläre bei der Krankenkasse, ob du zusätzlich etwas einreichen musst.
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Quellen: § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz, gesetze-im-internet.de, ZDFheute: Überblick zur Reform der Krankschreibung (ohne Datum), zur elektronischen Übermittlung seit 2022.
Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information und keine individuelle Beratung.
