Die meisten Bewerbungen laufen heute per E-Mail, doch gerade Berufseinsteiger unterschätzen, wie stark Betreff, Anhang und Mailtext den ersten Eindruck prägen. Eine Mail mit unklarem Betreff geht im Postfach schnell unter, ein Anhang mit kryptischem Dateinamen wirkt unsorgfältig. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau einer E-Mail-Bewerbung Schritt für Schritt, mit konkreten Vorgaben und den Punkten, die du vor dem Absenden prüfen solltest.
Kurz beantwortet: Eine E-Mail-Bewerbung besteht aus einem Betreff mit dem Wort Bewerbung, der Stelle und gegebenenfalls der Kennziffer, einem kurzen Mailtext und einer einzigen PDF-Datei mit allen Unterlagen. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt in einer Checkliste, den Anhang auf höchstens 5 MB zu begrenzen. Die Stellenanzeige hat in jedem Fall Vorrang. Stand: November 2026.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Betreff nennt das Wort Bewerbung, die Stelle und, falls vorhanden, die Kennziffer der Anzeige.
- Das Anschreiben kann im Mailtext stehen oder in der PDF enthalten sein.
- Alle Unterlagen gehören in eine PDF-Datei mit sinnvollem Dateinamen.
- Die Dateigröße orientiert sich an der Stellenanzeige. Ohne Angabe empfiehlt die Checkliste der Bundesagentur für Arbeit höchstens 5 MB.
- Vor dem Versand prüfst du Anrede, Anhang und Namen der Ansprechperson.
Wie ist der Betreff aufgebaut?
Die Betreffzeile entscheidet, ob deine Mail geöffnet wird. Das Handout (Stand 2017) empfiehlt, dass sie das Wort Bewerbung, die Stelle und die Kennziffer der Anzeige enthält. Ein Beispiel aus dem Handout lautet: „Bewerbung auf Ihre Stellenanzeige als Verkäuferin, Kennziffer 10000-123456789-S“. Eine Kennziffer lässt sich aus der Anzeige übernehmen, und sie hilft der Personalabteilung, die Mail zuzuordnen.
| Bestandteil | Empfehlung | Beispiel |
|---|---|---|
| Betreff | Bewerbung, Stelle, Kennziffer | Bewerbung als Projektassistenz, Kennziffer 12345 |
| Anrede | Name der Ansprechperson aus der Anzeige | Sehr geehrte Frau Schmidt, |
| Mailtext | Kurz, verweist auf die Unterlagen | Im Anhang finden Sie meine Bewerbung als PDF. |
| Anhang | Eine PDF mit allen Unterlagen | Bewerbung_Vorname_Nachname_Stelle.pdf |
| Schluss | Gruß, Name, Signatur | Mit freundlichen Grüßen, Vorname Nachname |
Anschreiben im Mailtext oder im Anhang?
Das Handout lässt beide Wege zu. Das Anschreiben kann in das Textfeld der E-Mail kopiert oder in die PDF eingefügt werden. Fügst du es in die PDF ein, reicht im Mailtext ein kurzes Motivationsschreiben, das auf die beigefügten Unterlagen verweist. Abgeschlossen wird es mit „Mit freundlichen Grüßen“, Name und Signatur.
Wie lang darf der Mailtext sein?
Das Handout nennt keine Wortzahl. In der Praxis genügen wenige Sätze: Wer du bist, auf welche Stelle du dich bewirbst und dass alle Unterlagen angehängt sind. Ein langer Text im Mailkörper ersetzt das Anschreiben im PDF nicht, sondern wiederholt es meist nur.
Der Anhang: Eine PDF mit sinnvollem Namen
Alle Unterlagen gehören in eine einzige PDF-Datei. Dazu zählen das Anschreiben, gegebenenfalls ein Deckblatt, der Lebenslauf und die Zeugnisse. Gescannte Zeugnisse speicherst du ebenfalls als PDF. So öffnet der Personalverantwortliche alles mit einem Klick und verliert keine Seite.
- Ordne die Unterlagen in der richtigen Reihenfolge, Anschreiben zuerst.
- Scanne Zeugnisse und Zertifikate lesbar ein und speichere sie als PDF.
- Füge alles zu einer Datei zusammen und prüfe die Seitenzahl.
- Prüfe die Dateigröße über die Eigenschaften der Datei im Kontextmenü.
- Vergib einen aussagekräftigen Namen, etwa Bewerbung_Vorname_Nachname_Stellenbezeichnung.
Wie groß darf die Datei sein?
Die Checkliste der Bundesagentur für Arbeit empfiehlt, den Anhang auf höchstens 5 MB zu begrenzen (Checkliste zur E-Mail-Bewerbung um einen Ausbildungsplatz, ohne Datumsangabe). Steht im Stellenangebot eine andere Angabe, gilt diese. Ist deine Datei größer, verkleinere zuerst die Scans, bevor du Seiten streichst. Eine Bewerbung ist vollständig, wenn alle geforderten Nachweise enthalten sind. Zu große Anhänge sind ein technisches Problem, das du vermeiden kannst, kein inhaltliches Argument.
Beim Speichern als PDF lohnt sich ein Blick auf jede Seite. Öffne die zusammengefügte Datei einmal vollständig und prüfe, ob Zeugnisse lesbar sind und keine Seite falsch herum liegt. Ein Zeugnis, das nur halb zu sehen ist, verliert seinen Wert, auch wenn die Datei klein ist. Diese Prüfung gehört vor den Versand, nicht in die Zeit danach.
Die Reihenfolge der Unterlagen
Das Handout nennt keine ausdrückliche Reihenfolge, listet die Bestandteile aber in dieser Abfolge: Anschreiben, gegebenenfalls Deckblatt, Lebenslauf mit Bild, Zeugnisse und Zertifikate. Ob du ein Foto verwendest, hängt von der Stellenanzeige und der Branche ab. Eine Orientierung bietet der Ratgeber Bewerbungsfoto: Pflicht oder Kür im Berufseinstieg?.
Häufige Fehler bei der E-Mail-Bewerbung
Häufig scheitert eine gute Bewerbung an Kleinigkeiten. Ein Betreff wie „Bewerbung“ ohne Stelle ist zu allgemein. Ein Dateiname wie „Scan001.pdf“ zeigt, dass der Anhang nicht sorgfältig vorbereitet wurde. Auch falsche Namen in der Anrede oder Hinweise auf eine andere Firma im Anschreiben kosten Glaubwürdigkeit. Lies die Mail deshalb vor dem Versand laut oder lass sie von einer zweiten Person prüfen.
Ein weiterer Punkt betrifft den Ton. Eine Mail ist kein Chat, aber auch kein Formschreiben. Schreibe sachlich und direkt, verzichte auf Ausrufezeichen und auf Floskeln wie „hiermit bewerbe ich mich“, die kaum jemand vermisst. Wenn das Anschreiben bereits im PDF steht, formuliere den Mailtext eigenständig. Eine kurze, eigene Formulierung zeigt, dass du die Mail selbst verfasst hast und nicht nur eine Vorlage verschickst.
Auch der Absendername zählt. Die Adresse sollte Vor- und Nachname enthalten und keine Spitznamen oder Kürzel, die beim Empfänger Fragen aufwerfen. Die Signatur nennt Telefonnummer und E-Mail-Adresse, damit die Personalabteilung dich ohne Umwege erreicht. Gib nur Kontaktdaten an, die du tatsächlich regelmäßig prüfst.
Checkliste vor dem Versand
- Stimmt die Stelle im Betreff mit der Anzeige überein?
- Sind Kennziffer und Ansprechperson korrekt?
- Ist die Anlage eine einzige PDF mit allen geforderten Unterlagen?
- Passt die Dateigröße zur Anzeige oder bleibt sie unter 5 MB?
- Enthält das Anschreiben keine Platzhalter oder Namen anderer Firmen?
Häufige Fragen
An wen adressiere ich die Mail?
Richte die Mail an die Person, die in der Stellenanzeige genannt ist. Fehlt ein Name, verwende die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ und prüfe die Website des Unternehmens, ob eine Ansprechperson für den Bereich angegeben ist.
Muss die Datei unbedingt eine PDF sein?
Das Handout empfiehlt ein PDF für alle Unterlagen, damit das Layout beim Empfänger erhalten bleibt. Wenn die Stellenanzeige ein anderes Format vorgibt, gilt diese Vorgabe.
Was tue ich, wenn die Datei zu groß ist?
Verkleinere die Scans oder speichere sie in einer geringeren Auflösung, die für Lesbarkeit ausreicht. Entferne Seiten nur, wenn sie für die Stelle keine Bedeutung haben. Eine unvollständige Bewerbung ist schlechter als eine etwas größere Datei.
Kann ich die Bewerbung mit einer Kennziffer aus einer Jobbörse versenden?
Ja, übernimm die Kennziffer wörtlich aus der Anzeige. Sie erleichtert die Zuordnung, besonders wenn du dich auf mehrere ähnliche Stellen bewirbst. Fehlt eine Kennziffer, nennst du stattdessen die Stelle und den Ort im Betreff. So bleibt die Zuordnung auch ohne Nummer eindeutig.
So gehst du jetzt vor
- Schreibe Betreff und Mailtext nach dem Muster dieses Ratgebers.
- Baue deine PDF mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen auf.
- Prüfe Dateigröße, Dateiname und Anrede.
- Schicke die Mail an dich selbst, um Anhang und Darstellung zu testen.
Passend dazu
- Bewerbung ohne Berufserfahrung: Diese Unterlagen zählen
- Bewerbung um den ersten Job: Zeitplan von der Anzeige bis zum Vertrag
- Bewerbung mit KI schreiben: Was erlaubt ist und was auffällt
- Bewerbung als Student: Anschreiben, Werkstudentenstelle und Praktikum
- Bewerbungsfoto: Pflicht oder Kür im Berufseinstieg?
Quellen: Handout „E-Mail-Bewerbung, so geht’s“ (Stand 22. Juni 2017, Workshop einer Integrationsberatung); Bundesagentur für Arbeit, Checkliste: Die E-Mail zu deiner E-Mail-Bewerbung (ohne Datumsangabe, abgerufen am 2. November 2026).
Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ist allgemeine Information und keine individuelle Beratung.
